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Electronic Communication Policy


Pétitions : avis aux signataires

Elections : avis aux candidats

Notice légale de ce site web

Application du RGPD

What is RSS ?

Electronic Communication Policy

It is within the role of Trade unions to communicate with colleagues and to disseminate relevant information as widely as possible on the workplace.

This Trade union is using electronic means for dissemination of information as an environmentally friendly channel substituting for paper flyers, brochures or booklets.

Our e-mails can be read, deleted or stored as paper flyers would be.

However, we are very conscious of mailboxes overload and we are taking measures with a view to avoiding flooding colleagues with messages. We have put in place communication channels such as our web site that can be consulted without generating e-mails.

We are also using social networks as an alternative, albeit a partial one, to e-mail communication. Some of these tools come with fora, blogs, photo gallery or wikis. If you want to use them, you should open your own individual account with each of them. 

We have also put in place distribution and discussion lists.


Discussions lists are groups within which members can receive e-mails from the group and reply to them, the list server copying this answer to all members of the list. The membership of these lists is normally limited to persons having expressed an interest in the domain concerned or having paid a membership fee.


Distribution lists are used for wide distribution of messages but members cannot reply to them, in order to avoid an uncontrolled flow of messages.

For both types of lists, the principle is : easy to come, easy to go. Staff can easily join a list (however some lists have restricted access, depending of their scope) and can easily leave.

Leaving a list can be done or by using the 'unsubscribe' link at the bottom of most of our messages or by going on our website where a link is provided to this effect. If they so wish, persons having left a list can come back later to it. Very useful if one goes on leave and wants to avoid messages piling up in the mailbox.

Messages sent by distribution lists are limited in numbers as we group information items into newsletters. However, in special circumstances, such as urgent messages, elections, crisis or turmoil... this volume may temporarily increase.

Please refer also to the Netiquette that is applicable to e-mail communication (herebelow) and by extension to other media.

If you spot an abuse of this policy, please contact 



Here is the set of rules that should be respected by participants to our discussion lists.

Good behaviour

Netiquette is the generic term for the rules of polite behaviour among the Internet community. They are common-sense rules, for example:


Don't use the network for illegal activities.


Don't use vulgar, offensive or defamatory language.


Don't send abusive message or any which could be construed as harassment.


Don't use groups to send private messages.


Don't pretend to be someone else.


Be careful not to spread viruses.

Electronic Mail Good Practices

Reply promptly to messages as an old message is often forgotten.

Be aware who the potential audience for your message is. Be aware of possible cultural differences. Something acceptable for you may be unacceptable by others.

Always adopt a friendly, respectful tone. Inflammatory messages are unacceptable. Forum or List servers moderators will delete messages that contain offensive material, even if they also contain good remarks or contributions.

Avoid reacting in the heat of the moment: chain reactions and endless discussions might result and these are not necessarily of interest to the other members of the group. Be factual and not emotional.

Disagreeing is a normal stance in an adult discussion: answer on the merit of each argument but don't pass judgements on your fellow contributor.

As humour is frequently not perceived as such in e-mail exchanges, avoid humour or as a minimum, signal that you are joking with a smiley.

State the subject of the message clearly and completely in the relevant box.

Write on one subject per message. Messages must be short and precise.

Give sources, references and citations.

Use *asterisks* rather than CAPITALS to emphasise a word, as CAPITALS are commonly understood as "shouting". 

Avoid rumours and gossip.

Check your mailbox every day, in order to avoid a full mailbox starting rejecting incoming mails (bouncing mailbox will be temporarily excluded from our distribution lists). If you foresee a leave, suspend your adhesion to our distribution lists. See our website for practical procedures.

Be aware that messages sent to a list are stored into the archives for a long period of time.

Avoid sending pictures or graphics when they are not absolutely useful for the message.

Do not disseminate chain letters or spam messages.

Do not send anonymous, offensive, defamatory or ill-mannered contributions.

E-Mail Policy

The general rule is that others cannot distribute, copy, modify, transmit or make public your messages without your permission.

Do not disseminate someone else's opinions without his or her consent.

When posting a message, send it only to the group you are contributing to. Avoid cross-posting, i.e. the posting of a message to several groups at the same time.

Do not send a message at the same time to a group and to some individuals who are also members of the group. This will result in duplicate e-mails in their mailbox.

When answering a message, hit the REPLY button, which will generally answer to the group sending the message. Be aware that the REPLY ALL button will send the answer to the whole distribution list in the message header, generally creating duplicate messages, including in your own mailbox.

When answering to a message, if you do not modify the subject box, you will create a thread, i.e. a list of messages on the same subject that are later easily searchable. Change the subject line if you raise a new subject.

Avoid heavy tails to your replies : delete un-useful messages that are kept after your own reply and which increase the length of the e-mail. As a general rule, only the e-mail you are replying to should be kept.

Powers of the Moderator

Our forum or distribution lists are a place for free speech and democratic participation. However, the Moderator is in charge of maintaining the communication in good order. This role can be performed by several individuals.

The Moderator can grant access to forums or distribution lists or deny it. He can suspend, expel or ban (preventing re-enlistment) a member.

The Moderator can put a member under permanent moderation (messages need approval for being published) or suspend his posting rights.

The Moderator is sole judge of the measures to be taken. These measures are not sanctions and can be taken even if the member acts in good faith (for example if virus infected messages are sent in his name).

Pétition : avis aux signataires

Une pétition est indivisiblement composée d'un texte et d'une liste de signataires. Une pétition est un document public, diffusé le plus largement possible pour atteindre son effet.

En signant une pétition, le signataire accepte que sa signature soit collectée et rendue publique et en particulier qu’elle soit communiquée à celui (personne physique ou morale) à qui la pétition est adressée. La signature comporte les données nécessaires à l’identification du signataire. 

Les données collectées à l’occasion de la signature de la pétition ne seront utilisées à aucun autre but que celui de compiler des listes de signatures. Les fichiers résultants ne seront en aucun cas cédés ni gratuitement ni à titre onéreux à des tiers pour des usages étrangers à la pétition.

Les listes électroniques de signataires pourront résider sur des serveurs informatiques d’accès public durant le temps nécessaire pour collecter, compiler, diffuser, publier et faire connaître la pétition. Ces listes seront retirées des serveurs à l’issue de ces opérations.   

Chaque signataire dispose du droit d’accès à ses données et de les faire rectifier en s’adressant à

Elections : avis aux candidats

Toute personne qui accepte de se présenter à une élection professionnelle en tant que candidat présenté par U4U est informée que :


Certaines données personnelles (identité, photo, adresse courriel professionnelle, statut professionnel et affectation, profession de foi ...) seront collectées par U4U dans le but de réaliser du matériel électoral aux fins de publicité la plus large possible, au moyen d'affiches, de tracts, de pages web, de courriels, etc...


U4U mènera une campagne électorale active, visant à faire connaitre les candidats, leurs motivations, leurs valeurs et leurs positions syndicales.


Afin de mettre en balance la nécessaire transparence de l'action syndicale avec le respect des données personnelles telles que décrites ci-dessus, les principes ci-après sont d'application :


Les candidats ne pourront se prévaloir d'un droit à la confidentialité de ces données personnelles durant la campagne électorale et s'ils sont élus, durant leur mandat.


Six mois après la campagne électorale, les candidats non-élus pourront demander à que leur profession de foi soit retirée du site web. Les candidats élus ne pourront adresser une telle demande qu'un an après l'expiration de leur mandat, afin de permettre aux électeurs de comparer engagements électoraux et actions durant le mandat.


Par contre, les autres éléments de la campagne électorale (liste électorale comportant l'identité des candidats, y compris leur photo, affiches, tracts, pages web...) seront conservés sur une longue période, pour leur intérêt historique et pour permettre aux électeurs de comprendre les positions syndicales de U4U.

Les élus et les personnes nommées par U4U, élues ou non, dans les organes de concertation professionnelle ou les groupes de travail feront également l'objet d'une publicité des mêmes données personnelles (en tout ou partie) et des comptes-rendus de leurs actes (positions, déclarations, contributions...) relatifs à l'exécution de leur mandat. Ces données pourront être conservées sur une longue période, pour leur intérêt historique et pour permettre aux électeurs de comprendre les positions syndicales de U4U.


Notice légale du présent site Internet

L’éditeur de ce site est l’Union pour l’unité (U4U) représentée par son Président.

L'adresse du webmaster est :  

Le présent site est accessible 24 h/24 et 7 jours/7 à l'exception des cas de force majeure, difficultés informatiques, difficultés liées à la structure des réseaux de communications électroniques ou difficultés techniques. Pour des raisons de maintenance, ce site pourra être interrompu.

L'utilisateur du site reconnaît avoir pris connaissance de la présente notice légale et s'engage à la respecter.

En accédant à ce site, l’utilisateur reconnaît disposer de la compétence et des moyens nécessaires pour accéder à ce site et l'utiliser, et reconnaît avoir vérifié que la configuration informatique utilisée ne contient aucun virus et qu’elle est en parfait état de fonctionnement.

Il n'est pas possible de garantir à 100% la sécurité des données transmises sur Internet. U4U se réserve le droit de corriger le contenu de son site mais ne peut ni assurer ni garantir que ces informations sont totalement sécurisées. U4U ne peut garantir l'exactitude et l’exhaustivité des informations diffusées sur son site ainsi que la permanence de son bon fonctionnement et de sa totale sécurité informatique. U4U met tout en oeuvre pour offrir aux utilisateurs des informations et/ou outils disponibles et vérifiés mais ne saurait être tenu pour responsable des erreurs, d'une absence de disponibilité des informations et/ou de la présence de virus ou autres infections logiques sur son site.

En conséquence, l'utilisateur reconnaît utiliser ces informations sous sa responsabilité exclusive.

En particulier, U4U décline toute responsabilité :


pour toute imprécision ou omission portant sur des informations disponibles sur le site ;


pour tout dommage résultant d’une intrusion frauduleuse d’un tiers ayant entraîné une modification des informations mises à disposition sur ce site ;


pour toute détérioration ou dysfonctionnement causé par l’intrusion d’un virus dans les systèmes des utilisateurs lors d’un téléchargement de données en provenance du site ;


pour tout dommage, préjudice direct ou indirect quelles que soient les causes, origines, natures ou conséquences, provoqués à raison de l’accès de quiconque au site ou de l’impossibilité d’y accéder.

Il est possible de notifier à U4U la présence de contenus que l’utilisateur estime illicites à  U4U attire l’attention de l’utilisateur sur le fait que toute notification abusive peut engager la responsabilité pénale de son auteur.

Le présent site est régi par les lois belges, sans préjudice de l’application des lois locales propres aux différents hébergeurs de ce site, composé de plusieurs services qui peuvent être hébergés sur des serveurs séparés.

En envoyant un formulaire, l'utilisateur accepte que les données ainsi transmises, à caractère personnel le concernant fassent l'objet de traitements au sens du Réglement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Les informations communiquées par l’utilisateur sont destinées à U4U, en tant que responsable du traitement, à des fins de gestion administrative et syndicale. L’activité syndicale est par nature une activité militante, politique et citoyenne se déroulant sur la place publique, qui requiert une grande transparence et même une large publicité. En conséquence, l’utilisateur de ce site reconnaît ne pouvoir à aucun moment se prévaloir d’un quelconque droit à la confidentialité ni à la protection de sa vie privée dans la mesure où il communique librement des informations pour leur utilisation à des fins d’activité syndicale.

Si pour certains services, U4U était amené à collecter des informations supplémentaires, ces informations seraient traitées de façon confidentielle. Ces services peuvent par exemple mais non limitativement comprendre la défense de droits individuels, la formation des personnes ou l’analyse de situations individuelles ou collectives pour l’élaboration d’actions syndicales.

Ces informations ne seront pas utilisées à des fins de prospection commerciale. U4U ne collectera ni ne conservera d’informations étrangères à l’activité syndicale.

Concernant notamment les informations relatives aux formulaires, les données collectées identifiées par un astérisque sont obligatoires. En l’absence de réponse, la demande de l’utilisateur pourrait ne pas être traitée ou son traitement pourrait être retardé.

L’utilisateur dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données personnelles le concernant. L’utilisateur dispose également d’un droit d’opposition au traitement de ses données pour des motifs légitimes ainsi qu’un droit d’opposition à ce que ces données soient utilisées à des fins de prospection commerciale. Pour exercer ses droits, l’utilisateur doit adresser un courriel au webmaster en accompagnant sa demande d’une copie d’un titre d’identité signé.

Par ailleurs, U4U collecte des informations statistiques concernant les visites de son site, qui ne sont pas à caractère personnel, notamment sur l’origine des visites, les navigateurs ou encore les systèmes d’exploitation utilisés par ses internautes, afin de toujours améliorer le service rendu à ses visiteurs.

L’utilisateur est informé que lors de ses visites sur le site, un cookie peut s’installer automatiquement sur son logiciel de navigation. U4U informe l'utilisateur que le paramétrage de son logiciel de navigation permet de signaler la présence de cookies et éventuellement, de la refuser.

L’utilisateur de ce site est tenu de respecter les dispositions des lois relatives à l’informatique, aux fichiers, à la protection des données et aux libertés, dont la violation est passible de sanctions pénales. Il doit notamment s’abstenir, de toute collecte, de toute utilisation détournée et, d’une manière générale, de tout acte susceptible de porter atteinte à la vie privée ou à la réputation des personnes.

Ce site web est protégé par le droit d’auteur. Ce site et chacun des éléments qui le constituent, notamment les éléments graphiques, les logiciels, codes sources, textes, images, bases de données et autres créations sont protégés au titre du droit d'auteur. Il est clairement précisé que les images animées ou non sont également protégées par la législation sur le droit d’auteur et la propriété intellectuelle. A ce titre, toute reproduction, représentation, adaptation, ou modification, partielle ou intégrale ou transfert sur un autre site sont interdits. De même, les marques et autres signes distinctifs tels que les logos figurant sur le site sont des marques déposées et toute utilisation par des tiers non autorisés en est strictement interdite.

Toute reproduction ou diffusion, par quelque moyen que ce soit, de l'un quelconque des éléments du site, est interdite, si ce n'est pour les stricts besoins de la consultation du site en ligne. Cependant, il est permis de citer nos textes en en mentionnant la source, à la condition qu’aucune utilisation commerciale ou contre rémunération en soit faite.

Les liens hypertextes mis en place dans le cadre du site web en direction d’autres ressources présentes sur le réseau internet sont réalisées à des fins de référence ou de citation. Cependant, U4U n’assume aucune responsabilité concernant le contenu de ces ressources ni n’en approuve ou cautionne le contenu ou les messages.

Ce site est celui du syndicat U4U. Il ne se substitue aucunement aux informations officielles publiées par la Commission Européenne et les autres Institutions relevant du Statut de la Fonction publique européenne. En particulier, les informations à propos des droits, des procédures, des autres éléments concernant l'emploi des fonctionnaires et agents sont données à titre informatif seulement; elles peuvent devenir obsolètes, certains documents étant gardés pour leur intérêt archivistique, ou ne pas refléter l'entièreté des aspects ou de la complexité des règles et procédures décrites. L'utilisateur est invité à se procurer l'information officielle pertinente s'il désire connaître ses droits et sa situation personnelle.

Application du RGPD

Mise en conformité avec le RGPD (Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données).

Responsable des traitements : U4U AISBL représentée par son Président.

Destinataire : U4U AISBL

Délégué à la protection des données : le webmaster.

U4U AISBL est un syndicat de la fonction publique européenne auquel s'applique l'article 9.2(d) du RGPD. U4U comptant moins de 250 employés, le registre des traitements n'est pas obligatoire, en vertu de l'article 30.5 du RGPD ; cependant, U4U l'a établi volontairement.

Les données que nous collectons ou détenons à votre égard peuvent provenir de diverses sources. Certaines ont été collectées directement auprès de vous, d’autres peuvent avoir été collectées dans le respect de la réglementation applicable, lorsque vous échangez avec nous, par exemple lorsque vous participez à nos activités. Certaines peuvent provenir de sources accessibles au public. Voir ci-dessous la description de ces données dans les fiches de description de traitement.

Nous n'utilisons vos données à caractère personnel que si vous y avez consenti ou que cette utilisation repose sur l’un des fondements juridiques prévus par la loi :

bulletLa protection de nos intérêts légitimes ;
bulletL’exécution d’un contrat conclu ou d’un engagement (y compris nos services d'assistance) au titre duquel vous êtes et/ou nous sommes engagés ;
bulletLe respect d’une obligation légale ou réglementaire ;
bulletLa préservation de l’intérêt public.

NB. Certains des liens présents sur nos sites Internet peuvent vous rediriger vers des sites Internet n'appartenant pas à U4U AISBL. Ceux-ci sont dotés de leurs propres politiques ou chartes de confidentialité ou de protection des données qui peuvent différer des nôtres : il vous appartient d’en prendre connaissance.

Principaux processus gérés par U4U utilisant des données personnelles ("Traitements") :


Gestion des adhérents et des cotisations, y compris les domiciliations bancaires


Gestion des élections professionnelles et des candidats


Gestion de l’assistance d’une ou plusieurs personnes physiques


Gestion des contentieux professionnels


Gestion des listes de diffusion de la presse syndicale


Gestion des services de formation et de conférences


Gestion des pétitions et des enquêtes

Art 35 du RGPD : Les traitements décrits n'étant pas susceptibles d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques, il n'est pas procédé à une analyse d'impact relative à la protection des données.

U4U ne pratique ni marketing direct, ni prises de décision automatisées, ni profilage.

What is RSS ?

RSS stands for "Really Simple Syndication." It is a mechanism that signals the latest changes from a web site directly to you rather than you having to check the website every day for what's new. RSS delivers a headline, a short summary and a link to the full text on the website, making it easy to keep up-to-date on your favorite websites.

What do I need to read RSS?

Most browsers offer news readers as part of their releases. Normally, you don't need more.

If you follow many RSS links, it might be a good idea to use a news reader. Some are commercial and some are free. One way you can find a news reader to suit you is to do a search on "RSS news readers" in your favorite search engine.

RSS feeds can also be added to web based services such as Hotmail and My Yahoo.

How do I subscribe to an RSS feed?

Look for the orange RSS logo (which can come in various forms with 'RSS' or 'XML' as a headline). Click on the logo and follow the instructions given by your browser or news reader.

When you consult an RSS feed in your browser, it might be a good idea to 'refresh' it (generally with function key F5), to be sure you have the latest news.

Not all sites offer an RSS feed. This site offers this service : the logo is at the bottom of the leftmost column (navigation pane).



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